vv Belfeldia hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Belfeldia houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten betreffende uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Belfeldia zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Raadpleeg onze contactgegevens indien u na het doornemen van deze Privacy Policy, of in algemenere zin, nog vragen heeft.
Inhoud
1.1 – Verwerking van persoonsgegevens van: Verenigingsleden. 3
1.2 – Verwerking van persoonsgegevens van: Vrijwilligers. 4
1.3 – Verwerking van persoonsgegevens van: Sponsoren en Donateurs. 5
1.4 – Verwerking van persoonsgegevens van: Medewerkers. 6
2 – Privacybeleid van Belfeldia. 7
2.1 – Social media en beeldmateriaal 7
2.3 – Mobiele telefoonnummers. 7
2.4 – Buiten de Europese Unie. 8
2.9 – Gebruik van persoonsgegevens door derden. 8
2.10 – Vragen en/of klachten. 9
2.11 – Wijzigingen privacybeleid. 9
1.1 – Verwerking van persoonsgegevens van: Verenigingsleden
Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Belfeldia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden;
- Contributieheffing;
- Communicatie over de vereniging en/of uitnodigingen voor activiteiten;
- Informatieverstrekking op de website;
- Opstellen van het jaarlijkse informatieboekje.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De overeengekomen lidmaatschapsovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Belfeldia de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- NAW-gegevens;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- Kopie van het identiteitsbewijs;
- Bankgegevens;
- Gegevens over gezondheid (niet verplicht).
Uw persoonsgegevens worden door Belfeldia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
1.2 – Verwerking van persoonsgegevens van: Vrijwilligers
Persoonsgegevens van vrijwilligers worden door Belfeldia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden;
- Contributieheffing;
- Communicatie over de vereniging en/of uitnodigingen voor activiteiten;
- Informatieverstrekking op de website;
- Opstellen van het jaarlijkse informatieboekje.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De overeengekomen vrijwilligersovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Belfeldia de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- NAW-gegevens;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- Kopie van het identiteitsbewijs;
- Bankgegevens;
- Gegevens over gezondheid (niet verplicht).
Uw persoonsgegevens worden door Belfeldia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
1.3 – Verwerking van persoonsgegevens van: Sponsoren en Donateurs
Persoonsgegevens sponsoren en donateurs worden door Belfeldia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Informatieverstrekking in de vorm van algemene berichten en/of gerichte contacten;
- Informatieverstrekking op de website;
- Opstellen van het jaarlijkse informatieboekje.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Het overeengekomen sponsorcontract.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Belfeldia de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- NAW-gegevens;
- Bedrijfsnaam;
- Gegevens contactpersoon;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres.
Uw persoonsgegevens worden door Belfeldia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode van het sponsorcontract en/of gedurende de tijd dat men contact heeft met de donateur.
1.4 – Verwerking van persoonsgegevens van: Medewerkers
Persoonsgegevens van medewerkers worden door Belfeldia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst;
- Salariëring.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De overeengekomen arbeidsovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Belfeldia de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- NAW-gegevens;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- Kopie van het identiteitsbewijs;
- Bankgegevens.
Uw persoonsgegevens worden door Belfeldia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van de arbeidsovereenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
2 – Privacybeleid van Belfeldia
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het verzorgen van de eigen (financiële) administratie;
- Het verwerken van ledenadministratie t.o.v. de KNVB;
- Het verzorgen van relatiebeheer;
- Het innen van contributies.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. In het geval van wettelijke verplichting dienen wij medewerking te verlenen en eventueel gegevens af te dragen. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
2.1 – Social media en beeldmateriaal
Gedurende wedstrijden, toernooien, en andere evenementen kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt. Deze foto’s en/of video’s kunnen op de website van Belfeldia, op social media, in het smoelenboek of in de kantine terechtkomen. Bij het plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of ze niet aanstootgevend zijn. Indien er toch een foto staat op de Belfeldia website of anderszins gepubliceerd is door Belfeldia die je privacy aantast, stuur dan een e-mail naar het bestuur van Belfeldia onder vermelding van de referentie naar de foto/video dan bekijken wij of de foto van de website kan worden verwijderd.
Belfeldia heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn op social media die niet door Belfeldia wordt onderhouden. Indien je van mening bent dat Belfeldia hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met het bestuur van Belfeldia met een duidelijke verwijzing waar het materiaal zich bevindt. Belfeldia zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen. Ben je er wel van bewust dat eenmaal geplaatste gegevens op social media zich moeilijk laten verwijderen. Hierin heeft Belfeldia geen verantwoordelijkheid, tenzij door Belfeldia zelf geplaatst.
2.2 – E-mail
Vv Belfeldia verstuurt informatie via e-mail om haar relaties te informeren over de ontwikkelingen binnen de voetbalclub, vragenlijsten te versturen en om evenementen aan te kondigen. Je kunt altijd de toestemming voor het versturen van e-mail intrekken door een e-mail te sturen naar het bestuur van vv Belfeldia. Zie ook 2.8.1 Recht van Verzet.
2.3 – Mobiele telefoonnummers
Mobiele telefoonnummers van ouders / verzorgers, maar ook van de leden, kunnen gedeeld worden met de vrijwilligers ( o.a. trainers ) van Belfeldia voor communicatie doeleinde. Als voorbeeld; om een team-whatsapp groep te maken.
2.4 – Buiten de Europese Unie
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen gevestigd buiten de Europese Unie.
2.5 – Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijk toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
2.6 – Bewaartermijn
Belfeldia bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
2.7 – Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, waaronder het volgende:
- Alle personen die namens Belfeldia van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We gebruiken gecentraliseerde datasystemen en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens;
- Alléen bevoegde personen hebben toegang tot (delen van) de datasystemen;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij eventuele fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze leden en medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en de daarbij behorende maatregelen.
2.8 – Rechten
Men heeft altijd recht op inzage, correctie en/of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van de betreffende persoon ontvangen hebben en/of verwerken. Via onze contactgegevens aan het einde van dit document bestaat de mogelijkheid tot het uitoefenen van deze rechten. Ten eerste bestaat het recht van inzage op uw gegevens en kunt u deze door ons laten overdragen aan uzelf of, in uw opdracht, direct aan een andere partij. Ten tweede bestaat er de mogelijkheid om gegevens te laten aanpassen indien een correctie van toepassing is. Daarnaast heeft de betreffende persoon altijd het recht om de toestemming voor het verwerken van de (of specifieke) persoonsgegevens in te trekken.
Wij kunnen u vragen om zich te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan dergelijke verzoeken.
2.8.1 – Recht van verzet
Indien je in het geheel geen prijs stelt op informatie via e-mail, stuur dan een e-mail naar het bestuur van Belfeldia met de beschrijving welke informatie je niet meer wil ontvangen. Besef wel dat je dan wel van sommige informatie verstoken kan blijven. Indien je informatie wenst over welke gegevens wij vastgelegd hebben, of wil je gegevens wijzigen, neem dan contact op met het bestuur.
2.9 – Gebruik van persoonsgegevens door derden
Belfeldia verstrekt in de regel geen persoonsgegevens aan derden voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden. Indien dit wel gebeurt zal tevoren toestemming aan de leden worden gevraagd, waarbij de leden binnen een aangegeven tijdsbestek kunnen aangeven of zij hier bezwaar tegen hebben. De persoonsgegevens van leden die hebben aangeven hiertegen bezwaar te hebben zullen dan niet worden doorgeven.
2.10 – Vragen en/of klachten
Mocht u vragen en/of opmerkingen hebben of onverhoopt niet tevreden zijn over de verwerking van uw persoonsgegevens door Belfeldia; neem in dat geval direct contact op met de contactpersoon voor het Privacybeleid onderaan deze pagina. De Autoriteit Persoonsgegevens is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming en behandelt eventuele klachten indien contact met Belfeldia niet tot het gewenste resultaat leidt.
2.11 – Wijzigingen privacybeleid
Belfeldia behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Wij adviseren je dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien Belfeldia een belangrijke wijziging doorvoert die gevolgen heeft voor de wijze waarop Belfeldia de persoonsgegevens van relaties verwerkt, zal dit altijd tijdens een Algemene leden vergadering goedgekeurd moeten worden door de leden. Na goedkeuring, maken wij dit kenbaar via berichtgeving op onze website, via e-mail of op social media.
3 – Contactgegevens
| Bezoekersadres: | Contactpersoon Privacybeleid: |
| vv Belfeldia | Privacy vv Belfeldia |
| Sportlaan 9 | E-mail: privacy@belfeldia.nl |
| 5951 NJ Belfeld | |
| Tel: (077) 475 1447 |
Voor algemene/overige informatie kunt u ook terecht op onze website: www.belfeldia.nl.