Inleiding
vv Belfeldia hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Deze Privacy Policy biedt heldere en transparante informatie over de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt en beschermd.
vv Belfeldia waarborgt de privacy van betrokkenen en gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. De vereniging houdt zich te allen tijde aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit houdt onder meer in dat:
- persoonsgegevens uitsluitend worden verwerkt voor de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt; deze doeleinden en de categorieën persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy
- de verwerking van persoonsgegevens wordt beperkt tot die gegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor de beoogde doeleinden
- uitdrukkelijke toestemming wordt gevraagd wanneer deze noodzakelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens
- passende technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen
- persoonsgegevens niet aan derden worden verstrekt, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor zij zijn verstrekt
- betrokkenen worden geïnformeerd over hun rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens en dat deze rechten worden gerespecteerd
vv Belfeldia is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze Privacy Policy. Voor vragen na het doornemen van dit document, of voor algemene vragen over de verwerking van persoonsgegevens, kunnen betrokkenen contact opnemen via de vermelde contactgegevens.
2 Verwerking van Persoonsgegevens. 4
2.1 Verwerking van persoonsgegevens van: Verenigingsleden.. 4
2.2 Verwerking van persoonsgegevens van: Vrijwilligers. 5
2.3 Verwerking van persoonsgegevens van: Sponsoren en Donateurs. 6
2.4 Verwerking van persoonsgegevens van: Medewerkers. 7
3 Privacybeleid van Belfeldia.. 8
3.1 Social media en beeldmateriaal 8
3.4 Mobiele telefoonnummers. 10
3.5 Buiten de Europese Unie.. 10
3.11 Gebruik van persoonsgegevens door derden.. 12
3.12 Vragen en/of klachten.. 12
3.13 Wijzigingen privacybeleid.. 12
2 Verwerking van Persoonsgegevens
2.1 Verwerking van persoonsgegevens van: Verenigingsleden
Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Belfeldia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden;
- Contributieheffing;
- Communicatie over de vereniging en/of uitnodigingen voor activiteiten;
- Informatieverstrekking op de website;
- Opstellen van het jaarlijkse informatieboekje.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De overeengekomen lidmaatschapsovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan vv Belfeldia de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- NAW-gegevens;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- Kopie van het identiteitsbewijs;
- Bankgegevens;
- Gegevens over gezondheid (niet verplicht).
Uw persoonsgegevens worden door Belfeldia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
2.2 Verwerking van persoonsgegevens van: Vrijwilligers
Persoonsgegevens van vrijwilligers worden door Belfeldia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden;
- Contributieheffing;
- Communicatie over de vereniging en/of uitnodigingen voor activiteiten;
- Informatieverstrekking op de website;
- Opstellen van het jaarlijkse informatieboekje.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De overeengekomen vrijwilligersovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Belfeldia de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- NAW-gegevens;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- Kopie van het identiteitsbewijs;
- Bankgegevens;
- Gegevens over gezondheid (niet verplicht).
Uw persoonsgegevens worden door Belfeldia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
2.3 Verwerking van persoonsgegevens van: Sponsoren en Donateurs
Persoonsgegevens sponsoren en donateurs worden door Belfeldia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Informatieverstrekking in de vorm van algemene berichten en/of gerichte contacten;
- Informatieverstrekking op de website;
- Opstellen van het jaarlijkse informatieboekje.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Het overeengekomen sponsorcontract.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Belfeldia de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- NAW-gegevens;
- Bedrijfsnaam;
- Gegevens contactpersoon;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres.
Uw persoonsgegevens worden door Belfeldia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode van het sponsorcontract en/of gedurende de tijd dat men contact heeft met de donateur.
2.4 Verwerking van persoonsgegevens van: Medewerkers
Persoonsgegevens van medewerkers worden door Belfeldia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst;
- Salariëring.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De overeengekomen arbeidsovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Belfeldia de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- NAW-gegevens;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- Kopie van het identiteitsbewijs;
- Bankgegevens.
Uw persoonsgegevens worden door Belfeldia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van de arbeidsovereenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
3 Privacybeleid van Belfeldia
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het verzorgen van de eigen (financiële) administratie;
- Het verwerken van ledenadministratie t.o.v. de KNVB;
- Het verzorgen van relatiebeheer;
- Het innen van contributies.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. In het geval van wettelijke verplichting dienen wij medewerking te verlenen en eventueel gegevens af te dragen. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
3.1 Social media en beeldmateriaal
Tijdens wedstrijden, trainingen, toernooien en andere verenigingsactiviteiten kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt. Deze beelden kunnen worden gepubliceerd op de website van vv Belfeldia, op sociale‑mediakanalen van de vereniging, in het smoelenboek of in de kantine. Voor publicatie wordt beoordeeld of het materiaal passend is en geen afbreuk doet aan de privacy van betrokkenen.
Indien een foto of video die door vv Belfeldia is geplaatst als privacy‑schendend wordt ervaren, kan een verzoek tot verwijdering worden ingediend bij het bestuur. Hierbij dient een duidelijke verwijzing naar het betreffende beeldmateriaal te worden verstrekt, zodat kan worden beoordeeld of verwijdering mogelijk en gerechtvaardigd is.
vv Belfeldia heeft geen invloed op beeldmateriaal dat door derden wordt gemaakt en geplaatst op sociale‑mediaplatforms die niet door de vereniging worden beheerd. Indien wordt vermoed dat de vereniging een rol kan spelen bij het laten verwijderen van dergelijk materiaal, kan contact worden opgenomen met het bestuur met een duidelijke verwijzing naar de locatie van het beeldmateriaal. De vereniging kan in dat geval adviseren of ondersteuning bieden, voor zover dit binnen haar mogelijkheden ligt. Het is echter van belang te beseffen dat eenmaal gepubliceerd materiaal op sociale media vaak moeilijk volledig te verwijderen is. Voor beeldmateriaal dat niet door vv Belfeldia zelf is geplaatst, draagt de vereniging geen verantwoordelijkheid.
3.2 Cameratoezicht
In en rondom de kantine van vv Belfeldia worden beveiligingscamera’s gebruikt. Deze camera’s maken beeldopnamen met als doel het waarborgen van de veiligheid van leden, bezoekers, vrijwilligers en eigendommen van de vereniging. De camera’s zijn duidelijk zichtbaar geplaatst en er zijn borden aanwezig die aangeven dat cameratoezicht wordt toegepast.
Doeleinden van de verwerking
De beelden worden uitsluitend gebruikt voor:
- het voorkomen en registreren van incidenten, vandalisme, agressie of diefstal
- het ondersteunen van onderzoek naar incidenten
- het beschermen van personen en eigendommen binnen het verenigingsgebouw
De beelden worden niet gebruikt voor gedragsanalyse, commerciële doeleinden of andere vormen van monitoring die niet noodzakelijk zijn voor veiligheid.
Rechtsgrond
De verwerking van camerabeelden vindt plaats op basis van het gerechtvaardigd belang van de vereniging om een veilige omgeving te bieden voor haar leden en bezoekers (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Bewaartermijn
Camerabeelden worden bewaard voor een periode van maximaal 28 dagen, tenzij er een incident heeft plaatsgevonden. In dat geval kunnen de beelden langer worden bewaard totdat het incident is afgehandeld.
Toegang tot de beelden
Alleen het bestuur of door het bestuur aangewezen functionarissen hebben toegang tot de camerabeelden. Beelden worden uitsluitend gedeeld met politie of andere bevoegde instanties wanneer dit noodzakelijk is voor onderzoek naar incidenten.
Rechten van betrokkenen
Leden en bezoekers hebben het recht om inzage te vragen in beelden waarop zij herkenbaar in beeld zijn, voor zover dit de privacy van anderen niet schaadt en de veiligheid van de vereniging niet in gevaar brengt. Verzoeken kunnen worden ingediend bij het bestuur.
3.3 E-mail
vv Belfeldia verstuurt informatie via e‑mail om relaties te informeren over ontwikkelingen binnen de vereniging, om vragenlijsten te verzenden en om evenementen aan te kondigen. De toestemming voor het ontvangen van dergelijke e‑mails kan te allen tijde worden ingetrokken door een bericht te sturen naar het bestuur van vv Belfeldia. Zie tevens paragraaf 2.8.1 “Recht van verzet”.
3.4 Mobiele telefoonnummers
Mobiele telefoonnummers van ouders, verzorgers en leden kunnen worden gedeeld met vrijwilligers van vv Belfeldia, waaronder trainers en leiders, wanneer dit noodzakelijk is voor communicatiedoeleinden. Een voorbeeld hiervan is het aanmaken van een team‑WhatsAppgroep of het versturen van praktische informatie met betrekking tot trainingen, wedstrijden of wijzigingen in het programma. Het delen van telefoonnummers vindt uitsluitend plaats voor verenigingsgerelateerde communicatie en binnen de kaders van de AVG.
3.5 Buiten de Europese Unie
Er worden geen persoonsgegevens verstrekt aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Unie.
3.6 Minderjarigen
persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) worden uitsluitend verwerkt indien hiervoor schriftelijke toestemming is verstrekt door een ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
3.7 Bewaartermijn
vv Belfeldia bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt, of zolang als op grond van wet- en regelgeving is vereist.
3.8 Beveiliging
vv Belfeldia heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen omvatten onder meer:
- alle personen die namens vv Belfeldia toegang hebben tot persoonsgegevens zijn gehouden aan geheimhouding;
- het hanteren van een gebruikersnaam‑ en wachtwoordbeleid voor alle systemen;
- het gebruik van gecentraliseerde datasystemen en het toepassen van encryptie op persoonsgegevens;
- het verlenen van toegang tot (delen van) datasystemen uitsluitend aan bevoegde personen;
- het maken van back‑ups van persoonsgegevens om herstel bij fysieke of technische incidenten mogelijk te maken;
- het periodiek testen en evalueren van beveiligingsmaatregelen;
- het informeren van leden en medewerkers over het belang van gegevensbescherming en de daarbij behorende maatregelen
3.9 Rechten
Betrokkenen hebben altijd het recht op inzage, correctie en verwijdering van de persoonsgegevens die door vv Belfeldia zijn ontvangen en/of worden verwerkt. Via de contactgegevens aan het einde van dit document kunnen deze rechten worden uitgeoefend.
Het recht op inzage houdt in dat betrokkenen kunnen opvragen welke persoonsgegevens worden verwerkt en dat deze gegevens, indien gewenst, kunnen worden overgedragen aan de betrokkene zelf of — op verzoek — rechtstreeks aan een andere partij. Daarnaast bestaat het recht om persoonsgegevens te laten aanpassen wanneer deze onjuist of onvolledig zijn.
Betrokkenen hebben tevens het recht om verleende toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens, of specifieke onderdelen daarvan, op ieder moment in te trekken.
vv Belfeldia kan verzoeken om legitimatie voordat aan dergelijke verzoeken kan worden voldaan, om te waarborgen dat persoonsgegevens uitsluitend worden verstrekt aan de juiste persoon.
3.10 Recht van verzet
Indien geen prijs wordt gesteld op het ontvangen van informatie via e‑mail, kan dit worden aangegeven door een bericht te sturen naar het bestuur van vv Belfeldia, met daarin een omschrijving van welke informatie niet langer gewenst is. Het is mogelijk dat hierdoor bepaalde verenigingsinformatie niet meer wordt ontvangen.
Voor inzage in de persoonsgegevens die door vv Belfeldia zijn vastgelegd, of voor het wijzigen van deze gegevens, kan eveneens contact worden opgenomen met het bestuur.
3.11 Gebruik van persoonsgegevens door derden
vv Belfeldia verstrekt in de regel geen persoonsgegevens aan derden voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden. Indien in uitzonderlijke gevallen toch sprake is van een dergelijke verstrekking, wordt vooraf toestemming gevraagd aan de leden. Leden krijgen daarbij een vastgesteld tijdsbestek waarbinnen zij bezwaar kunnen maken tegen het delen van hun persoonsgegevens. De gegevens van leden die bezwaar hebben gemaakt, worden in dat geval niet verstrekt.
3.12 Vragen en/of klachten
Mocht u vragen en/of opmerkingen hebben of onverhoopt niet tevreden zijn over de verwerking van uw persoonsgegevens door Belfeldia; neem in dat geval direct contact op met de contactpersoon voor het Privacybeleid onderaan deze pagina. De Autoriteit Persoonsgegevens is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming en behandelt eventuele klachten indien contact met Belfeldia niet tot het gewenste resultaat leidt.
3.13 Wijzigingen privacybeleid
Belfeldia behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Wij adviseren je dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien Belfeldia een belangrijke wijziging doorvoert die gevolgen heeft voor de wijze waarop Belfeldia de persoonsgegevens van relaties verwerkt, zal dit altijd tijdens een Algemene leden vergadering goedgekeurd moeten worden door de leden. Na goedkeuring, maken wij dit kenbaar via berichtgeving op onze website, via e-mail of op social media.
4 Contactgegevens
| Bezoekersadres: | Contactpersoon Privacybeleid: |
| vv Belfeldia | Privacy vv Belfeldia |
| Sportlaan 9 | E-mail: privacy@belfeldia.nl |
| 5951 NJ Belfeld | |
| T: (077) 475 1447 M: 0614 804 357 |
Voor algemene/overige informatie kunt u ook terecht op onze website: www.belfeldia.nl.
vv Belfeldia hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Deze Privacy Policy biedt heldere en transparante informatie over de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt en beschermd.
vv Belfeldia waarborgt de privacy van betrokkenen en gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. De vereniging houdt zich te allen tijde aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit houdt onder meer in dat:
- persoonsgegevens uitsluitend worden verwerkt voor de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt; deze doeleinden en de categorieën persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy
- de verwerking van persoonsgegevens wordt beperkt tot die gegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor de beoogde doeleinden
- uitdrukkelijke toestemming wordt gevraagd wanneer deze noodzakelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens
- passende technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen
- persoonsgegevens niet aan derden worden verstrekt, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor zij zijn verstrekt
- betrokkenen worden geïnformeerd over hun rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens en dat deze rechten worden gerespecteerd
vv Belfeldia is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze Privacy Policy. Voor vragen na het doornemen van dit document, of voor algemene vragen over de verwerking van persoonsgegevens, kunnen betrokkenen contact opnemen via de vermelde contactgegevens.
2 Verwerking van Persoonsgegevens. 4
2.1 Verwerking van persoonsgegevens van: Verenigingsleden.. 4
2.2 Verwerking van persoonsgegevens van: Vrijwilligers. 5
2.3 Verwerking van persoonsgegevens van: Sponsoren en Donateurs. 6
2.4 Verwerking van persoonsgegevens van: Medewerkers. 7
3 Privacybeleid van Belfeldia.. 8
3.1 Social media en beeldmateriaal 8
3.4 Mobiele telefoonnummers. 10
3.5 Buiten de Europese Unie.. 10
3.11 Gebruik van persoonsgegevens door derden.. 12
3.12 Vragen en/of klachten.. 12
3.13 Wijzigingen privacybeleid.. 12
2 Verwerking van Persoonsgegevens
2.1 Verwerking van persoonsgegevens van: Verenigingsleden
Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Belfeldia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden;
- Contributieheffing;
- Communicatie over de vereniging en/of uitnodigingen voor activiteiten;
- Informatieverstrekking op de website;
- Opstellen van het jaarlijkse informatieboekje.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De overeengekomen lidmaatschapsovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan vv Belfeldia de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- NAW-gegevens;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- Kopie van het identiteitsbewijs;
- Bankgegevens;
- Gegevens over gezondheid (niet verplicht).
Uw persoonsgegevens worden door Belfeldia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
2.2 Verwerking van persoonsgegevens van: Vrijwilligers
Persoonsgegevens van vrijwilligers worden door Belfeldia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden;
- Contributieheffing;
- Communicatie over de vereniging en/of uitnodigingen voor activiteiten;
- Informatieverstrekking op de website;
- Opstellen van het jaarlijkse informatieboekje.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De overeengekomen vrijwilligersovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Belfeldia de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- NAW-gegevens;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- Kopie van het identiteitsbewijs;
- Bankgegevens;
- Gegevens over gezondheid (niet verplicht).
Uw persoonsgegevens worden door Belfeldia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
2.3 Verwerking van persoonsgegevens van: Sponsoren en Donateurs
Persoonsgegevens sponsoren en donateurs worden door Belfeldia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Informatieverstrekking in de vorm van algemene berichten en/of gerichte contacten;
- Informatieverstrekking op de website;
- Opstellen van het jaarlijkse informatieboekje.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Het overeengekomen sponsorcontract.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Belfeldia de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- NAW-gegevens;
- Bedrijfsnaam;
- Gegevens contactpersoon;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres.
Uw persoonsgegevens worden door Belfeldia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode van het sponsorcontract en/of gedurende de tijd dat men contact heeft met de donateur.
2.4 Verwerking van persoonsgegevens van: Medewerkers
Persoonsgegevens van medewerkers worden door Belfeldia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst;
- Salariëring.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De overeengekomen arbeidsovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Belfeldia de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- NAW-gegevens;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- Kopie van het identiteitsbewijs;
- Bankgegevens.
Uw persoonsgegevens worden door Belfeldia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van de arbeidsovereenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
3 Privacybeleid van Belfeldia
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het verzorgen van de eigen (financiële) administratie;
- Het verwerken van ledenadministratie t.o.v. de KNVB;
- Het verzorgen van relatiebeheer;
- Het innen van contributies.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. In het geval van wettelijke verplichting dienen wij medewerking te verlenen en eventueel gegevens af te dragen. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
3.1 Social media en beeldmateriaal
Tijdens wedstrijden, trainingen, toernooien en andere verenigingsactiviteiten kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt. Deze beelden kunnen worden gepubliceerd op de website van vv Belfeldia, op sociale‑mediakanalen van de vereniging, in het smoelenboek of in de kantine. Voor publicatie wordt beoordeeld of het materiaal passend is en geen afbreuk doet aan de privacy van betrokkenen.
Indien een foto of video die door vv Belfeldia is geplaatst als privacy‑schendend wordt ervaren, kan een verzoek tot verwijdering worden ingediend bij het bestuur. Hierbij dient een duidelijke verwijzing naar het betreffende beeldmateriaal te worden verstrekt, zodat kan worden beoordeeld of verwijdering mogelijk en gerechtvaardigd is.
vv Belfeldia heeft geen invloed op beeldmateriaal dat door derden wordt gemaakt en geplaatst op sociale‑mediaplatforms die niet door de vereniging worden beheerd. Indien wordt vermoed dat de vereniging een rol kan spelen bij het laten verwijderen van dergelijk materiaal, kan contact worden opgenomen met het bestuur met een duidelijke verwijzing naar de locatie van het beeldmateriaal. De vereniging kan in dat geval adviseren of ondersteuning bieden, voor zover dit binnen haar mogelijkheden ligt. Het is echter van belang te beseffen dat eenmaal gepubliceerd materiaal op sociale media vaak moeilijk volledig te verwijderen is. Voor beeldmateriaal dat niet door vv Belfeldia zelf is geplaatst, draagt de vereniging geen verantwoordelijkheid.
3.2 Cameratoezicht
In en rondom de kantine van vv Belfeldia worden beveiligingscamera’s gebruikt. Deze camera’s maken beeldopnamen met als doel het waarborgen van de veiligheid van leden, bezoekers, vrijwilligers en eigendommen van de vereniging. De camera’s zijn duidelijk zichtbaar geplaatst en er zijn borden aanwezig die aangeven dat cameratoezicht wordt toegepast.
Doeleinden van de verwerking
De beelden worden uitsluitend gebruikt voor:
- het voorkomen en registreren van incidenten, vandalisme, agressie of diefstal
- het ondersteunen van onderzoek naar incidenten
- het beschermen van personen en eigendommen binnen het verenigingsgebouw
De beelden worden niet gebruikt voor gedragsanalyse, commerciële doeleinden of andere vormen van monitoring die niet noodzakelijk zijn voor veiligheid.
Rechtsgrond
De verwerking van camerabeelden vindt plaats op basis van het gerechtvaardigd belang van de vereniging om een veilige omgeving te bieden voor haar leden en bezoekers (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Bewaartermijn
Camerabeelden worden bewaard voor een periode van maximaal 28 dagen, tenzij er een incident heeft plaatsgevonden. In dat geval kunnen de beelden langer worden bewaard totdat het incident is afgehandeld.
Toegang tot de beelden
Alleen het bestuur of door het bestuur aangewezen functionarissen hebben toegang tot de camerabeelden. Beelden worden uitsluitend gedeeld met politie of andere bevoegde instanties wanneer dit noodzakelijk is voor onderzoek naar incidenten.
Rechten van betrokkenen
Leden en bezoekers hebben het recht om inzage te vragen in beelden waarop zij herkenbaar in beeld zijn, voor zover dit de privacy van anderen niet schaadt en de veiligheid van de vereniging niet in gevaar brengt. Verzoeken kunnen worden ingediend bij het bestuur.
3.3 E-mail
vv Belfeldia verstuurt informatie via e‑mail om relaties te informeren over ontwikkelingen binnen de vereniging, om vragenlijsten te verzenden en om evenementen aan te kondigen. De toestemming voor het ontvangen van dergelijke e‑mails kan te allen tijde worden ingetrokken door een bericht te sturen naar het bestuur van vv Belfeldia. Zie tevens paragraaf 2.8.1 “Recht van verzet”.
3.4 Mobiele telefoonnummers
Mobiele telefoonnummers van ouders, verzorgers en leden kunnen worden gedeeld met vrijwilligers van vv Belfeldia, waaronder trainers en leiders, wanneer dit noodzakelijk is voor communicatiedoeleinden. Een voorbeeld hiervan is het aanmaken van een team‑WhatsAppgroep of het versturen van praktische informatie met betrekking tot trainingen, wedstrijden of wijzigingen in het programma. Het delen van telefoonnummers vindt uitsluitend plaats voor verenigingsgerelateerde communicatie en binnen de kaders van de AVG.
3.5 Buiten de Europese Unie
Er worden geen persoonsgegevens verstrekt aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Unie.
3.6 Minderjarigen
persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) worden uitsluitend verwerkt indien hiervoor schriftelijke toestemming is verstrekt door een ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
3.7 Bewaartermijn
vv Belfeldia bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt, of zolang als op grond van wet- en regelgeving is vereist.
3.8 Beveiliging
vv Belfeldia heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen omvatten onder meer:
- alle personen die namens vv Belfeldia toegang hebben tot persoonsgegevens zijn gehouden aan geheimhouding;
- het hanteren van een gebruikersnaam‑ en wachtwoordbeleid voor alle systemen;
- het gebruik van gecentraliseerde datasystemen en het toepassen van encryptie op persoonsgegevens;
- het verlenen van toegang tot (delen van) datasystemen uitsluitend aan bevoegde personen;
- het maken van back‑ups van persoonsgegevens om herstel bij fysieke of technische incidenten mogelijk te maken;
- het periodiek testen en evalueren van beveiligingsmaatregelen;
- het informeren van leden en medewerkers over het belang van gegevensbescherming en de daarbij behorende maatregelen
3.9 Rechten
Betrokkenen hebben altijd het recht op inzage, correctie en verwijdering van de persoonsgegevens die door vv Belfeldia zijn ontvangen en/of worden verwerkt. Via de contactgegevens aan het einde van dit document kunnen deze rechten worden uitgeoefend.
Het recht op inzage houdt in dat betrokkenen kunnen opvragen welke persoonsgegevens worden verwerkt en dat deze gegevens, indien gewenst, kunnen worden overgedragen aan de betrokkene zelf of — op verzoek — rechtstreeks aan een andere partij. Daarnaast bestaat het recht om persoonsgegevens te laten aanpassen wanneer deze onjuist of onvolledig zijn.
Betrokkenen hebben tevens het recht om verleende toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens, of specifieke onderdelen daarvan, op ieder moment in te trekken.
vv Belfeldia kan verzoeken om legitimatie voordat aan dergelijke verzoeken kan worden voldaan, om te waarborgen dat persoonsgegevens uitsluitend worden verstrekt aan de juiste persoon.
3.10 Recht van verzet
Indien geen prijs wordt gesteld op het ontvangen van informatie via e‑mail, kan dit worden aangegeven door een bericht te sturen naar het bestuur van vv Belfeldia, met daarin een omschrijving van welke informatie niet langer gewenst is. Het is mogelijk dat hierdoor bepaalde verenigingsinformatie niet meer wordt ontvangen.
Voor inzage in de persoonsgegevens die door vv Belfeldia zijn vastgelegd, of voor het wijzigen van deze gegevens, kan eveneens contact worden opgenomen met het bestuur.
3.11 Gebruik van persoonsgegevens door derden
vv Belfeldia verstrekt in de regel geen persoonsgegevens aan derden voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden. Indien in uitzonderlijke gevallen toch sprake is van een dergelijke verstrekking, wordt vooraf toestemming gevraagd aan de leden. Leden krijgen daarbij een vastgesteld tijdsbestek waarbinnen zij bezwaar kunnen maken tegen het delen van hun persoonsgegevens. De gegevens van leden die bezwaar hebben gemaakt, worden in dat geval niet verstrekt.
3.12 Vragen en/of klachten
Mocht u vragen en/of opmerkingen hebben of onverhoopt niet tevreden zijn over de verwerking van uw persoonsgegevens door Belfeldia; neem in dat geval direct contact op met de contactpersoon voor het Privacybeleid onderaan deze pagina. De Autoriteit Persoonsgegevens is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming en behandelt eventuele klachten indien contact met Belfeldia niet tot het gewenste resultaat leidt.
3.13 Wijzigingen privacybeleid
Belfeldia behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Wij adviseren je dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien Belfeldia een belangrijke wijziging doorvoert die gevolgen heeft voor de wijze waarop Belfeldia de persoonsgegevens van relaties verwerkt, zal dit altijd tijdens een Algemene leden vergadering goedgekeurd moeten worden door de leden. Na goedkeuring, maken wij dit kenbaar via berichtgeving op onze website, via e-mail of op social media.
4 Contactgegevens
| Bezoekersadres: | Contactpersoon Privacybeleid: |
| vv Belfeldia | Privacy vv Belfeldia |
| Sportlaan 9 | E-mail: privacy@belfeldia.nl |
| 5951 NJ Belfeld | |
| T: (077) 475 1447 M: 0614 804 357 |
oor algemene/overige informatie kunt u ook terecht op onze website: www.belfeldia.nl.